Antes de começar: entrada de estoque e NF-e de entrada são coisas diferentes
Se um fornecedor já emitiu uma NF-e para a sua empresa, normalmente o caminho no APPLoja é abrir Entradas e usar Importar XML. Esse processo registra o recebimento da mercadoria e pode atualizar estoque, custo, fornecedor e contas a pagar.
Já a NF-e de entrada é um novo documento fiscal emitido pela sua própria empresa. Ela deve ser usada apenas quando a operação fiscal exigir que a sua empresa emita esse documento.
Quando usar uma NF-e de entrada
A necessidade de emitir uma nota de entrada depende do tipo da operação e da situação fiscal da empresa. Exemplos comuns podem envolver retorno, devolução recebida ou outras operações em que a legislação determine que o destinatário emita a nota.
O que precisa estar configurado
Antes da emissão, confira se a configuração fiscal da empresa está completa:
- Dados fiscais da empresa preenchidos corretamente.
- Certificado digital A1 válido e configurado.
- Integração fiscal habilitada para a empresa.
- Classe de imposto configurada com a tributação adequada para a operação de entrada.
- NCM, origem e demais dados fiscais dos produtos revisados.
Como a classe de imposto funciona
As classes de imposto são gerenciadas nas configurações fiscais e a Webmania é a fonte das regras cadastradas. No APPLoja, a empresa pode ter uma classe de imposto padrão, e cada produto também pode ter sua própria classe.
Ao iniciar uma nova nota, o APPLoja pode preencher a classe padrão da empresa. Se o produto já possui uma classe específica, revise qual classe será usada antes de emitir.
Passo a passo para emitir
Abra a emissão fiscal
No menu lateral do APPLoja, clique em Notas Fiscais.
Crie uma nova nota
Na lista de notas, clique em Nova NF.
Selecione a operação Entrada
No cabeçalho da nota, localize o campo Operação e selecione Entrada. Essa escolha informa ao emissor que o documento será uma NF-e de entrada.
Informe a natureza da operação
Preencha Natureza da operação com a descrição correta para o caso fiscal, conforme orientação do contador.
Escolha a finalidade
O APPLoja permite selecionar:
- NF-e normal
- Complementar
- Ajuste / Estorno
- Devolução
Use a finalidade compatível com a operação que está sendo realizada.
Preencha os dados da outra parte
Informe ou selecione os dados da pessoa ou empresa envolvida na operação. Confira documento, inscrição estadual e endereço quando forem exigidos para a NF-e.
Adicione e revise os produtos
Inclua os produtos e confira descrição, código, NCM, quantidade, unidade, valor, origem e classe de imposto.
Confira a tributação
Verifique se cada item está usando a classe de imposto de entrada correta. Quando a tributação for informada manualmente, revise também CFOP, situação tributária e demais impostos preenchidos no item.
Revise e emita
Confira todos os dados da nota e conclua a emissão. O APPLoja envia a NF-e para a integração fiscal e exibe o resultado retornado pela SEFAZ por meio da Webmania.
Qual classe será usada?
A regra prática é:
- Se o produto possui uma classe de imposto própria, confira essa referência no item.
- Se não houver uma classe específica e a empresa possui uma classe padrão, ela pode ser preenchida automaticamente na nova nota.
- Se a operação exige tributação diferente da classe escolhida, corrija a classe ou informe a tributação manual antes de emitir.
Importei o XML do fornecedor. Preciso emitir uma NF-e de entrada?
Não necessariamente. Importar o XML no módulo de Entradas serve para registrar a mercadoria recebida no APPLoja. Se a nota fiscal do fornecedor já é o documento fiscal da operação, não crie uma nova NF-e apenas para atualizar o estoque.
Emita uma NF-e de entrada somente quando houver uma razão fiscal para a sua empresa ser a emitente do novo documento.
A emissão da NF-e de entrada movimenta o estoque?
O fluxo de emissão fiscal e o fluxo de entrada de mercadoria são independentes no APPLoja. Emitir a NF-e de entrada não substitui o registro da entrada de estoque.
Quando a mercadoria também precisa entrar no estoque, registre a operação no módulo Entradas, de forma manual ou pela importação do XML correspondente, conforme o caso.
Problemas comuns
A nota está usando um CFOP diferente do que digitei
Confira se o produto está em modo de tributação por classe. Nesse modo, o CFOP vem da classe de imposto configurada. Revise a classe usada no item e a regra cadastrada para a operação de entrada.
A classe de imposto não aparece no produto
Verifique se existe uma classe padrão na empresa ou se o produto possui uma classe própria configurada. Para revisar as classes, abra Configurações → Fiscal e, ao lado do campo da classe de imposto padrão, clique em Gerenciar classes de impostos.
Estou apenas recebendo uma compra do fornecedor
Se o fornecedor já enviou a NF-e, abra Entradas → Importar XMLem vez de criar outra nota fiscal somente para lançar a mercadoria.
Não sei qual CFOP ou finalidade utilizar
Não escolha por tentativa. Confirme a operação com o contador e só depois faça a emissão.
Resumo rápido
- Configure corretamente a tributação de entrada na classe de imposto.
- Abra Notas Fiscais no menu lateral.
- Clique em Nova NF.
- Selecione Operação: Entrada.
- Informe natureza, finalidade e dados da outra parte.
- Adicione os produtos e revise a classe de imposto.
- Confira a tributação e emita.
- Se também houver movimentação física, registre a entrada no estoque separadamente.