Para que serve a aprovação da arte
Este recurso foi criado para evitar que uma produção seja iniciada com uma arte que o cliente ainda não conferiu ou com uma versão antiga do arquivo.
Cada envio para o cliente cria uma versão de aprovação. A resposta fica registrada na própria Ordem de Produção, junto com o nome de quem respondeu, a data, o status e as observações informadas pelo cliente.
Antes de começar
Para utilizar a aprovação pelo cliente:
- a Ordem de Produção precisa estar em uma etapa anterior à liberação da produção;
- é necessário ter pelo menos um anexo do tipo ARTE ou ARTE_FINAL na OP;
- o usuário precisa possuir permissão para editar a Ordem de Produção;
- a arte enviada deve ser a versão atual que realmente será apresentada ao cliente.
1. Abra a Ordem de Produção
Acesse Produção
Abra o módulo de Produção e entre em Ordens de Produção.
Localize a OP
Encontre a ordem que deseja trabalhar e abra seus detalhes.
Localize a seção Aprovação da arte pelo cliente
Na tela de detalhes da OP, localize a área Aprovação da arte pelo cliente. Essa área mostra a situação atual da aprovação, permite gerar um novo link e apresenta o histórico das versões enviadas.
2. Anexe a arte que será enviada
Antes de gerar o link, confirme que a arte correta está anexada à Ordem de Produção. O fluxo de aprovação utiliza arquivos identificados como ARTE ou ARTE_FINAL.
Se existirem várias artes anexadas, o APPLoja considera como versão atual a arte mais recente. O sistema não permite gerar um novo link usando uma arte antiga quando já existe outra versão mais nova na OP.
3. Configure o envio para o cliente
Na seção Aprovação da arte pelo cliente, confira os seguintes campos:
- Arquivo que o cliente deve aprovar: mostra a arte atual que será vinculada ao link.
- Mensagem para o cliente: campo opcional para orientar a conferência. Você pode informar, por exemplo: “Confira nomes, cores, posição e tamanho antes de aprovar.”
- Validade do link: escolha por quanto tempo o endereço permanecerá disponível. A tela oferece opções de 1, 3, 7, 15 ou 30 dias.
4. Envie a arte para aprovação
Clique em Enviar para aprovação
No primeiro envio, clique em Enviar para aprovação. Se já houver um envio anterior, o botão passa a indicar a geração de uma nova versão/link.
Copie o link gerado
Após a criação, o APPLoja exibe o Link público gerado. Use Copiar para colocar o endereço na área de transferência.
Ou use Compartilhar
Em celulares e dispositivos compatíveis, o botão Compartilharutiliza o compartilhamento do aparelho, facilitando o envio pelo WhatsApp ou por outro aplicativo.
5. O que o cliente recebe
O cliente não precisa entrar no APPLoja nem possuir usuário no sistema. Ao abrir o link, ele acessa uma página pública criada especificamente para aquela aprovação.
A página apresenta apenas as informações necessárias para a conferência, como:
- número da Ordem de Produção;
- versão da arte;
- data do envio e validade do link;
- mensagem enviada pela loja;
- arquivo da arte;
- campos para o cliente registrar sua decisão.
Imagens são exibidas diretamente. Arquivos PDF podem ser visualizados na própria página e também abertos em outra aba. Outros formatos disponíveis podem ser abertos pelo link do arquivo.
6. Como o cliente aprova a arte
O cliente confere o arquivo
Antes de aprovar, ele deve revisar textos, nomes, cores, posição, tamanho e demais detalhes importantes para a produção.
Informa o nome de quem está respondendo
O campo Seu nome identifica a pessoa responsável pela resposta.
Marca a confirmação
Para utilizar Aprovar para produção, o cliente precisa marcar a confirmação de que conferiu a arte e considera o conteúdo correto.
Clica em Aprovar para produção
A resposta é registrada e aquela versão passa a ser considerada aprovada pelo cliente, desde que continue sendo a arte atual da OP.
7. Como o cliente solicita uma alteração
Se encontrar algum problema, o cliente deve usar Solicitar alteração.
Nesse caso, ele precisa escrever no campo de observação o que deve ser modificado. O APPLoja não aceita uma solicitação de alteração sem uma descrição mínima do ajuste.
A OP passa a mostrar o status Alteração solicitada, junto com a observação informada pelo cliente. A equipe pode então preparar uma nova arte, anexá-la e gerar outro link.
8. Como funcionam as novas versões
Cada novo envio cria uma nova versão de aprovação. Isso garante que a resposta do cliente esteja vinculada ao arquivo exato que ele recebeu.
Versão 1 — Alteração solicitada.
Versão 2 — Alteração solicitada.
Versão 3 — Aprovada pelo cliente.
Quando uma nova versão/link é criada, um link que ainda estava aguardando resposta é substituído. O cliente deve utilizar sempre o endereço mais recente enviado pela loja.
9. O que acontece se uma nova arte for anexada depois da aprovação
Se a versão 2 foi aprovada e, depois disso, a loja anexar uma versão 3 como ARTE ou ARTE_FINAL, a aprovação anterior deixa de liberar a produção.
Isso impede que a aprovação da versão 2 seja utilizada por engano para produzir a versão 3. A nova arte precisa passar por um novo envio e uma nova aprovação do cliente.
10. Acompanhe o status e o histórico
A seção de aprovação mostra o envio mais recente e também o Histórico de versões.
Os principais estados são:
- Aguardando cliente: o link está disponível e ainda não recebeu resposta.
- Aprovada pelo cliente: o cliente aprovou aquela versão.
- Alteração solicitada: o cliente pediu uma correção.
- Link substituído: existe uma versão mais recente ou o link anterior foi invalidado.
- Link expirado: a validade terminou antes da resposta.
Quando houver resposta, o APPLoja também apresenta quem respondeu, quando respondeu e a observação registrada.
11. Quando a produção pode ser liberada
Quando a Ordem de Produção exige aprovação da arte e já entrou no fluxo do cliente, somente a última versão aprovada pelo cliente pode satisfazer a aprovação, e somente enquanto o arquivo aprovado continuar sendo a arte atual.
Se houver uma arte mais nova ainda não aprovada, a OP volta a considerar a arte como não aprovada até que o novo ciclo seja concluído.
12. Links expirados, substituídos ou encerrados
Um link deixa de permitir resposta ou visualização da arte quando:
- a validade configurada termina;
- uma nova versão substitui o envio anterior;
- uma arte mais recente é anexada;
- a Ordem de Produção sai das etapas de pré-produção;
- a Ordem de Produção é cancelada.
Nessas situações, o cliente deverá solicitar à loja um novo link quando ainda for necessário realizar a aprovação.
13. O que acontece ao cancelar a Ordem de Produção
Quando a OP é marcada como Cancelado, os links que ainda estavam aguardando o cliente são encerrados.
Se a ordem for reaberta posteriormente, um link antigo não volta a funcionar. Se ainda for necessária uma aprovação, a loja deverá gerar um novo ciclo de aprovação.
Problemas comuns
Não aparece nenhuma arte para enviar
Verifique se existe um anexo do tipo ARTE ou ARTE_FINALna Ordem de Produção.
Não consigo gerar o link
Confirme se a OP ainda está em uma etapa anterior à liberação da produção, se o usuário possui permissão de edição e se a arte selecionada é a versão atual.
O cliente abriu o link e aparece que ele foi substituído
Existe uma versão mais recente. Envie ao cliente o último link gerado.
O cliente abriu o link e aparece que ele expirou
A validade terminou. Gere uma nova versão/link e envie novamente.
O cliente aprovou, mas a OP voltou a mostrar Arte não aprovada
Verifique se uma nova ARTE ou ARTE_FINAL foi anexada depois da aprovação. Uma nova arte revoga a liberação da versão anterior e exige outra aprovação.
O cliente não consegue clicar em Aprovar para produção
Ele precisa informar o nome e marcar a confirmação de que conferiu a arte antes de aprovar.
O cliente não consegue solicitar uma alteração
A solicitação precisa conter uma descrição do que deve ser modificado.
Boas práticas
- envie somente a versão que realmente está pronta para conferência;
- use a mensagem ao cliente para destacar pontos importantes da revisão;
- não inicie a produção enquanto houver uma nova arte aguardando aprovação;
- ao preparar uma correção, anexe a nova arte e gere um novo link;
- mantenha a conversa com o cliente apontando sempre para o link mais recente;
- consulte o histórico da OP quando houver dúvida sobre qual versão foi aprovada.
Resultado
Com esse fluxo, a empresa mantém uma confirmação clara de qual arte foi apresentada ao cliente e qual decisão ele tomou antes da produção. Isso reduz erros, evita utilizar aprovações de versões antigas e mantém o histórico da conferência dentro da Ordem de Produção.